Over ons

Digitaal werken is vandaag de dag de norm. Het gevolg is dat er ook steeds meer digitaal archiefmateriaal ontstaat. Maar net als analoge archieven zijn ook digitale archieven kwetsbaar. Bestandsformaten kunnen verouderen of verslechteren waardoor ze onleesbaar worden. Ook kan er spontaan verval optreden – we noemen dat bitrot – waardoor bestanden onherstelbaar beschadigd raken. Om digitale archieven voor lange tijd, of zelfs voor altijd toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Daarvoor is het Drentse e-depot ontwikkeld.

Wanneer heb ik een e-depot nodig?

Een e-depot is noodzakelijk wanneer digitale bestanden gedurende een langere periode bewaard moeten blijven en het risico bestaat dat ze over een tijdje onleesbaar worden. Dit risico is onder andere afhankelijk van het bestandsformaat, de beschikbaarheid van software en de betrouwbaarheid van de gebruikte (opslag)systemen.

Overheden moeten hun permanent te bewaren archieven uiterlijk na twintig jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats zoals het Drents Archief. Dit geldt evengoed voor hun digitale archieven. Maar ook archief dat uiteindelijk vernietigd moet worden kan een lange bewaartermijn hebben, soms wel meer dan honderd jaar. Voor dat soort archieven moet de leesbaarheid ook voor lange tijd gegarandeerd kunnen worden. Een e-depot is speciaal ontworpen om dit te waarborgen.

Digitale archieven kunnen op twee manieren in het Drentse e-depot terechtkomen, via overbrenging of uitplaatsing. Bij overbrenging van archieven wordt het Drents Archief verantwoordelijk voor het betreffende archief. In principe wordt het dan ook openbaar, tenzij dit anders is afgesproken. Bij uitplaatsing staat het digitale archief in het e-depot van het Drents Archief maar blijft de archiefvormer verantwoordelijk voor raadpleging en beschikbaarstelling.

Voor wie is het Drentse e-depot bedoeld?

Het e-depot van het Drents Archief is bedoeld voor de digitale archieven van lokale overheden in de provincie Drenthe. Wij bieden hiervoor depotruimte voor overbrenging, vervroegde overbrenging of uitplaatsing. Ook kan het Drents Archief in het e-depot particuliere archieven op te slaan.

Hoe worden digitale archieven in het Drentse e-depot beschikbaar gesteld voor het publiek?

Openbare overgebrachte archieven in het e-depot zijn voor het publiek te raadplegen op deze website. Om u een indruk te geven van hoe het werkt, hebben we enkele voorbeelddossiers opgenomen. Deze kunt u doorzoeken en raadplegen.

Openbare stukken kunt u inzien en – als u dat wilt – downloaden. Van niet-openbare stukken, kunt u alleen de metadata bekijken. Als we in de toekomst ook archieven beheren waarop Auteursrecht of andere gebruiksbeperkingen berusten, dan komen deze alleen ter inzage in onze studiezaal.

Voor de toegang tot uitgeplaatste archiefbescheiden kijken we samen met de archiefvormer wat de beste oplossing is. Het is mogelijk om een beperkte groep medewerkers lees- en downloadrechten te geven voor de eigen archiefbescheiden. Maar het e-depot beschikt ook over koppelvlakken, waaronder API’s.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie om aan te sluiten op het e-depot?
Neem contact met ons op via e-depot@drentsarchief.nl of 0592 313 523.